Un Event manager sa bene che nel suo lavoro contano i dettagli. Non parlo solo di dettagli tangibili (una bella location, un catering superlativo), ma anche e soprattutto di atteggiamenti e comportamenti: in una parola, il mood dell’Event manager è il mood dei suoi eventi.

Quando, ad esempio, si organizza un convegno rivolto a professionisti (avvocati, medici, commercialisti…) si ha a che fare con un target elevato, si deve creare un contesto piacevole ma formale e si devono chiamare relatori all’altezza delle aspettative del pubblico.

Uno dei dettagli di cui parlavo è la cura delle relazioni con i relatori di un convegno: una volta contattati, una volta definiti argomenti e compensi il vostro lavoro con loro non è affatto finito. Nulla è più spiacevole, infatti, di una giornata di studi in cui gli esperti, seduti allo stesso tavolo, si guardano in cagnesco, si contraddicono a vicenda o, peggio, si accapigliano (non stupitevi, può succedere). Ma, senza arrivare a questi estremi, può capitare anche che un relatore arrivi con un consistente ritardo, sostenendo di aver avuto indicazioni dell’orario sbagliato, oppure vada in un altro centro congressi, oppure non si presenti del tutto, oppure che provi ad aprire senza successo una presentazione ppt nel computer a disposizione, in cui naturalmente è installata una versione non compatibile.

Come arginare il più possibile questi inconvenienti?

Fate sentire i relatori protagonisti dell’evento: non limitatevi a contattarli sei mesi prima del convegno per definire la loro modalità di partecipazione, ma tenete aperto un canale di comunicazione con loro. Se c’è un relatore senior, ossia un esperto di fama nazionale o internazionale di una determinata materia, fatelo sentire la guest star: sottoponetegli i nomi degli altri relatori e il programma di tutti gli interventi, chiedete il suo parere, organizzate (compatibilmente con la localizzazione geografica) un meeting di un’ora con tutti i relatori, magari seguito da un aperitivo, in cui li fate conoscere e fate concordare a loro la divisione degli argomenti da trattare. Assicuratevi che a tutti arrivi il programma con luogo e orario definitivo. Se il convegno è al mattino stabilite di incontrarvi per definire gli ultimi dettagli almeno un quarto d’ora prima, se è al pomeriggio invitateli a pranzo: un piccolo investimento che vi consentirà di avere tutti già a disposizione e di evitare ritardi e brutte figure. Delegate un collaboratore o andate a prendere di persona in aeroporto o in stazione i relatori che arrivano da fuori città o dall’estero. Accompagnateli in albergo e assicuratevi che la sistemazione sia di loro gradimento. Fatevi dare eventuali presentazioni ppt, caricatele sul computer in dotazione e controllatele in ogni loro parte! Da ultimo, fate trovare accanto ad ogni postazione una bottiglietta d’acqua sigillata e un bicchiere di vetro (la plastica no, per favore..).

Concluso il convegno, man mano che il pubblico defluisce, non potete ancora rilassarvi. Avvicinatevi al tavolo dei relatori, complimentatevi, chiedete loro un feedback, accettate critiche e consigli con un sorriso (a meno che non siano insulti..), salutate chi va e fate accompagnare in albergo, stazione o aeroporto chi parte. Se il giorno dopo, aprendo la casella di posta per mandare a tutti un’e-mail di ringraziamento vedrete che qualcuno vi avrà anticipato, scrivendovi che è stato un piacere partecipare al vostro evento e che auspica di lavorare di nuovo con voi, potrete finalmente tirare un sospiro di sollievo.