Ecco un argomento controverso e difficile da trattare, in quanto oltre al vissuto personale, all’esperienza altrui e a elementi oggettivi (budget a disposizione, importanza del relatore) entrano in gioco alcuni elementi che il buon Event manager dovrebbe possedere in abbondanza: diplomazia, savoir faire, capacità di ascolto e, soprattutto, tanto buon senso!

Premesso che non esistono regole valide sempre e comunque (è il bello del nostro mestiere!), vorrei condividere alcune riflessioni che arrivano dalla mia esperienza personale e che, proprio per questo, non pretendono di risolvere tutti i dubbi sulla questione.

1)      Parliamo di cifre. Quanto vale il tempo di un professionista, magari un accademico, che si stacca dal suo lavoro e viene a parlare al convegno organizzato da voi?
Si può fare qualche distinzione fra esperti senior e junior, ma in generale, budget permettendo, le tariffe viaggiano tra i 100 e i 200 euro netti l’ora. Netti, per cui aggiungete IVA, eventuali casse per i professionisti, rimborsi per trasferte e hotel..diventa una bella voce di spesa nel vostro piano dei costi. Del resto, un esperto senior non viene ad un convegno per avere visibilità: ne ha già in abbondanza. Il valore aggiunto sta nel suo nome e nella visibilità che può portare a voi: i professionisti che hanno l’obbligo formativo e vanno ad un convegno a pagamento scelgono in base al prezzo, all’interesse per l’argomento e alla presenza di determinati esperti.

2)      Compensi uguali per tutti. Qui le scuole di pensiero sono tante, ma a mio avviso è sgradevole differenziare i compensi in base all’esperienza e alla notorietà degli esperti. Forse risparmierete qualcosa, ma perderete in credibilità e professionalità, nel caso uno dei relatori venga a sapere che il suo collega è pagato il doppio di lui. Fatevi un po’ di conti, pensateci su, ma alla fine proponete a tutti la stessa cifra: magari sarà troppo alta per l’esperto junior o un po’ bassa per l’esperto senior, ma non farà avvertire differenze e darà lo stesso riconoscimento al tempo e all’impegno di tutti. In fondo, se capitasse a voi, forse ci restereste male…

3)      No budget? Ormai i budget per l’organizzazione sono sempre più ridotti, ma negli eventi a pagamento almeno le quote di iscrizione danno un po’ di respiro e vi consentono di far quadrare i conti. Che fare però se il  vostro convegno non prevede quote di partecipazione, per cui non potete finanziarvi con le iscrizioni? Che fare se è un evento organizzato per fare opera di fundraising e se la maggior parte degli introiti va in beneficenza? Dovete per forza rinunciare al grande esperto? Qui entrano in gioco altri fattori che vanno oltre il semplice scambio economico e implicano, però, un pochino di diplomazia e anche di faccia tosta.

Se fate questo mestiere da tanti anni magari avrete stabilito un buon rapporto con uno o due esperti di una specifica materia. Dopo aver assicurato al vostro relatore tre-quattro convegni all’anno in cui la sua partecipazione è adeguatamente retribuita potete proporgliene uno in cui – mettete la mano avanti – il budget è molto ridotto e, pertanto, non è previsto compenso per i relatori, ma avete proposto il suo nome come massimo esperto della materia e sarebbe un onore per voi averlo nel gruppo di lavoro…

Non dovete pensare, comunque, che tutti gli esperti siano avidi di denaro. Ho conosciuto accademici di fama internazionale che non hanno nemmeno voluto sentir parlare di compenso: a quel punto, giusto per non salutarvi solo con una stretta di mano, potete offrire loro una cena la sera stessa dell’evento, oppure (perché no?) far recapitare presso la loro abitazione una bella pianta o una cassa di vini (meglio se vi informate prima, con discrezione, di cosa può essere loro gradito, altrimenti lasciate perdere). Scrivete a tutti un biglietto di ringraziamento, scegliendo con cura le parole: in questo mestiere le pubbliche relazioni sono importanti come l’aria che respirate.

4)      Tenete pronto il piano b..Se il relatore che avete contattato chiede una cifra molto più alta rispetto a quella che avete a disposizione, se non riuscite a tagliare nessun’altra spesa, se non riuscite ad avere nessuna sponsorizzazione, se proprio non riuscite a trovare un accordo..lasciate perdere. Va bene riconoscere l’alto valore di un esperto, ma se qualcuno è davvero troppo esoso questo non è più sinonimo di professionalità. Forse il personaggio in questione non ha nessuna voglia di intervenire al vostro convegno e vuole solo scoraggiarvi, proponendovi condizioni che vi mettono in difficoltà. Magari fa parte di quella categoria pretenziosa, prepotente e dispotica che poi non si presenterà nemmeno, mettendo a durissima prova la vostra salute mentale. Solo voi, con il vostro sesto, settimo e ottavo senso, potrete capirlo.

di Stefania Padoa – Event Manager, Marketing and Communication Consultant – Freelance