Alcuni piccoli suggerimenti utili a chi si appresta ad organizzare un evento. Giusto una infarinatura generale!

Organizzare un evento è un’esperienza emozionante, importante e stressante!

L’errore più comune è proprio sottovalutare questo ultimo aspetto. Se da un lato è indispensabile affrontare tutti gli aspetti con la massima cura e determinazione, dall’altra spesso l’investimento di costi e di tempo è minimo rispetto al possibile ritorno.

PASSO NUMERO 1  – Fissare il target di partecipanti ed il budget a disposizione

TARGET – L’evento è rivolto a manager o studenti? Famiglie o esperti di un settore? quanti vi aspettate partecipino?
Dovete conoscere le aspettative del vostro pubblico e cercate di offrire ciò che si aspetta. Per una festa paesana panche e tavoli di legno saranno all’altezza delle aspettative, per una cena di classe saranno indispensabili tavoli elegantemente imbanditi, controssoffitti, piante e decori. oltre naturalmente ad un servizio impeccabile.
Create una lista di invitati, senza dimenticare personalità, amministratori, autorità, giornalisti. Anche se l’ingresso è a pagamento, non lesinate sugli inviti importanti: un personaggio di spicco darà risonanza e prestigio all’evento, i mezzi di informazione lo faranno conoscere. L’importante è stimare con cura il numero di partecipanti e quanto sarà difficile coinvolgerli (per capirne anche la fattibilità).

BUDGET – Qual è la vostra disponibilità economica? Potete fare affidamento su sponsor o finanziamenti pubblici? L’investimento deve essere in linea con le proprie possibilità, mai affidarsi alla provvidenza o al buon cuore di qualcuno, fare clamorosi “buchi” è più facile di quanto possa sembrare. Meglio se fra gli organizzatori è inserito anche un buon contabile. Oltre alle attrezzature e ai servizi non dimenticate la comunicazione, indispensabile per avere successo.

PASSO NUMERO 2  – Aspetti organizzativi

STAFF – Volontari o remunerati? Non è solo un problema di denaro. Riuscire a motivare e a far funzionare uno staff di collaboratori dipende più dalla vostra capacità organizzativa che dalla retribuzione promessa. Create un clima di collaborazione, trasmettete la vostra passione, fate incontri e riunioni, ascoltate i consigli di tutti, delegate e responsabilizzate quanto più possibile: avrete un lavoro di squadra, dove ogni elemento sarà coinvolto personalmente nella buona riuscita dell’evento.

LOCATION – Una piazza storica, un giardino, una villa… il luogo può fare la differenza. Se non disponete di strutture fisse, le coperture leggere saranno la soluzione ideale. Possono essere collocate senza danno anche in contesti di elevato valore artistico o paesaggistico; possono essere usate solo come punto di ristoro o ospitare migliaia di persone; possono essere personalizzate e rese accoglienti con arredi, addobbi e decori. Valutate attentamente gli spazi a vostra disposizione e ricordate che si può coprire e valorizzare qualunque superficie.

DATA – Ogni periodo dell’anno ha i suoi problemi: l’importante è prevederli ed affrontarli. Se non disponete di strutture fisse, ricordate che un capannone adeguato o una tensostruttura possono risolvere inconvenienti di maltempo, di freddo, e anche di troppo caldo. Riscaldamento a pavimento o ad aria, condizionamento e climatizzazione non sono più problemi: il vostro fornitore vi offrirà suggerimenti utili per rendere l’ambiente accogliente in qualunque stagione.

FORNITORI – Acquisto o noleggio? Se l’evento è annuale meglio pensare ad un investimento per il futuro. Importante comunque affidarsi a fornitori qualificati e certificati, che garantiscano personalmente puntualità, professionalità, qualità. Buoni fornitori sono fondamentali per una buona riuscita.

CATERING  – Dalla risottata al buffet alla cena di gala, meglio affidarsi a professionisti o a ditte di catering. Esistono ditte specializzate in ogni tipo di servizio, ma attenzione: il costo va di pari passo con la qualità. Se il budget è limitato, meglio un buon buffet che una cena mediocre. Animazioni per bimbi, cantanti, dj, fantasisti potranno intrattenere piacevolmente gli ospiti e dare un tocco di originalità anche ad eventi della massima serietà.

PASSO NUMERO 3  – Progettare la comunicazione

Far conoscere l’evento è vitale per avere affluenza di pubblico. Se disponete di budget sufficienti potete pensare ad una campagna pubblicitaria completa, utilizzando il web, tv, stampa, radio, affissione, volantinaggio. In caso contrario potete fare affidamento soprattutto su Facebook e pieghevoli di presentazione e locandine da distribuire nei locali pubblici o da recapitare alle famiglie. Sarebbe importante avere un ufficio stampa, inviate comunicati ai mezzi di informazione, organizzate conferenze stampa di presentazione, invitate giornalisti all’inaugurazione.

Feedback e spunti per il futuro.

E per finire, non dimenticate i servizi fotografici dell’evento, un’indagine su cosa correggere e migliorare, i ringraziamenti agli invitati e ai collaboratori. E, perché no, un gadget di ricordo.