Ho avuto la fortuna di organizzare diversi eventi di promozione del cibo italiano all’estero, sono state tutte esperienze incredibili e molto formative. Ho riassunto in questo post alcuni suggerimenti molto pratici, utili (spero) per voi che andrete a organizzare il vostro prossimo evento in un mercato estero, e dove quindi incontrerete almeno 3 difficoltà:
- La scelta della location: a meno che non vogliate spendere tutto il vostro budget in trasferte per andare a fare i sopralluoghi nelle location selezionate, dovete per forza affidarvi a qualcuno che si trova sul posto e che abbia le competenze per valutare la location adatta al vostro evento.
- Le trattative con i fornitori locali: come sopra, è vero che oggi possiamo fare tutto tramite mail, Skype e telefono, ma come avviene in Italia, anche all’estero quando è ora di concludere una trattiva ci si deve incontrare personalmente. Inoltre, ricordate sempre che un’agenzia locale ha già dei propri fornitori dai quali probabilmente riuscirà a ottenere migliori prezzi di quelli che riuscireste a trovare voi facendo una selezione dei fornitori semplicemente cercando su internet.
- L’ attività di PR e ufficio stampa: se lavorate in un’agenzia di PR internazionale, con sedi in tutto il mondo, probabilmente avete già diversi contatti locali o un’agenzia partner che può aiutarvi in questa attività. Altrimenti, dovrete trovare un’agenzia che abbia forti contatti food locali.
Quindi, la prima cosa da fare è scegliere la giusta agenzia di PR come partner locale per il vostro evento. Vi costerà, e caroprobabilmente, ma dovete pensare che in realtà state risparmiando un mucchio di tempo e denaro esternalizzando tutti quei servizi che voi, da dove vi trovate, non potete fare.
Come effettuare la selezione?
Il mio consiglio è: fatevi un’idea del panorama delle agenzie di PR locali online, cercate quelle specializzate nel settore food – adesso ce ne sono parecchie rispetto a qualche anno fa – e seguite il vostro istinto, a volte alla prima telefonata si crea subito un ottimo feeling con la persona dall’altro capo del telefono e questo basta per creare una prima relazione di fiducia.
Una volta che avrete raccolto un numero sufficiente di agenzie – almeno 5 – fatevi una tabella di confronto. È importante, per ogni agenzia, indicare:
- conoscenza specifica del mercato food in cui dovete attuare la promozione;
- conoscenza specifica di prodotti, regioni ed elementi distintivi dei prodotti italiani;
- esperienze di successo nel mercato food and beverage nel mercato in cui dovete attuare la promozione insieme a brand primari;
- idee originali in grado di garantire adeguata diffusione sui media;
- network con importanti personaggi di riferimento del mondo food;
- reputazione goduta dal mercato;
- prezzo;
- qualità della proposta e orientamento al servizio nei vostri confronti.
Una volta selezionata la giusta agenzia per le vostre esigenze, ricordatevi che – anche se sarà l’agenzia stessa a fare per voi le cose – chi guida siete voi. Dunque, siete voi che dovete comunicare nel modo migliore come volete che le cose vengano fatte. Non è sempre così facile, anche perché è molto probabile che dovrete spiegarvi in inglese, dunque un altro consiglio è quello di affidare la relazione con l’agenzia a qualcuno che sappia parlare bene la lingua.
Quali servizi è meglio esternalizzare all’agenzia locale?
Nella mia personale esperienza ho sempre chiesto all’agenzia locale di:
- selezionare la location e concludere la trattativa;
- stampare in loco tutti i materiali di comunicazione necessari durante l’evento;
- tenere le relazioni con i media;
- realizzare tutti i documenti necessari per la cartella stampa nella lingua locale;
- selezionare i fornitori locali per l’allestimento della location;
- attività di PR: invitare persone influenti, giornalisti, ecc e gestire la relazione con loro;
- trovare in loco fotografo e operatore video, se necessari all’evento.
In sostanza, potete delegare all’agenzia locale quasi tutta l’operatività dell’evento. In un evento di promozione dei prodotti italiani, come può essere ad esempio una degustazione o una lezione di cucina, è importante che il personale sia italiano, e ovviamente che i prodotti siano italiani.
In bocca al lupo!
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