Eventi Business

Organizzare un Webinar di successo


COS’E’ UN WEBINAR

Il Webinar è una conferenza online alla quale ciascuno partecipa in remoto dal proprio computer. Solitamente si tratta di presentazioni che combinano audio, video e presentazioni in PowerPoint.

Per poterne organizzare uno, occorre avere una piattaforma di consulenza online, che può essere un’applicazione scaricata sul computer di ogni partecipante, oppure può avvenire direttamente su una piattaforma web. Si accede alla conferenza tramite un link o invito che viene distribuito dall’organizzatore del webinar.

PERCHE’ ORGANIZZARE UN WEBINAR

Almeno per due buoni motivi:

  1. I webinar hanno costi più ragionevoli rispetto a quelli necessari per organizzare un evento vero e proprio;
  2. permettono di invitare persone provenienti da tutto il mondo (su internet non esistono i problemi di distanza, transfer, logistica).

ORGANIZZARE UN WEBINAR DI SUCCESSO

prima PRIMA

  1. Scegliete lo strumento più adatto alle vostre esigenze e budget. C’è ne sono diversi sul mercato: GoToWebinar, Adobe Connect Pro, On24, LiveMeeting, WebEx, sono soltanto alcuni dei tanti strumenti che troverete sul web. Ormai quasi tutti offrono servizi eccellenti ma durante la scelta accertatevi che il servizio dia la possibilità di registrare il webinar e qual è il tetto massimo di partecipanti.
  2. Definite il vostro obiettivo con precisione: cosa volete che rimanga impresso ai vostri ascoltatori e cosa volete che facciano. Questo vi aiuterà a scrivere le slide in modo che siano efficaci.
  3. Trovate un titolo accattivante per il vostro webinar: il titolo è la premessa di ciò che i partecipanti possono attendersi dai contenuti. Invogliateli a partecipare!
  4. Scegliete un relatore che sappia coinvolgere: non focalizzatevi solo su relatori famosi, poiché spesso costoro sono già stati ascolti durante altri webinar o conferenze, dunque il vostro pubblico penserà di non poter sentire da loro nulla di nuovo. Oggi avete a disposizione SlideShare o YouTube per scovare nuovi talenti.
  5. Scegliete moderatori in grado di prestare attenzione ai feedback o alla chat del pubblico, gestire le domande del pubblico, moderare la sessione di Q&A al termine o nel corso della presentazione.
  6. Realizzate slide che stimolino l’attenzione: inserite solo informazioni testuali davvero interessanti e pertinenti, usate immagini o video (brevi) e presentate una sola idea per ogni slide.
  7. Pianificate il vostro webinar prima, durante dopo: prima della presentazione, potete inviare ai partecipanti un articolo o post sull’evento, oppure una video-intervista al relatore che anticipi qualcosa sull’evento.
  8. Fate prevenzione: non dovrebbe mai succedere, ma nel caso in cui la piattaforma web vada in crash, preparatevi un messaggio per i vostri ascoltatori. Stampatevi anche le slide della presentazione per sicurezza.
  9. Organizzate una prova generale.

 

DURANTE

  1. duranteIniziate il webinar con una slide in cui ricordate al vostro pubblico quanto tempo durerà il webinar. Aggiungete una slide in cui presentate voi e il vostro team, chi siete, cosa fate e una vostra foto. Infine, scrivete una slide in cui illustrate i punti fondamentali che andrete ad approfondire.
  2. Mostrate i vostri prodotti o servizi in azione, usate case history a supporto delle vostre tesi o aneddoti divertenti.
  3. Incoraggiate il pubblico a interagire: le migliori piattaforme permettono a tutti i partecipanti di chattare in tempo reale. In questo modo riuscirete a trasmettere ai partecipanti un senso di appartenenza e di coinvolgimento maggiore. Non abbiate paura degli interventi negativi: gli strumenti di web conferencing permettono di moderare i commenti selezionando cosa mostrare e cosa no.
  4. Stimolate l’interazione tra relatore e pubblico: fermatevi per rispondere alle domande che vi vengono poste e aggiungete dei sondaggi interessanti. Coinvolgente i partecipanti rivolgendovi a ciascuno di loro durante il webinar, chiedetegli se hanno domande da fare o semplicemente se è tutto chiaro.
  5. Create l’hashtag dell’evento in modo che sia facile parlare su Twitter del vostro webinar. Twittate voi stessi live durante il webinar.
  6. Curate particolarmente la slide conclusiva: deve essere un riassunto e deve spingere i partecipanti a compiere i passi successivi che desiderate.  Ad esempio, aggiungete un link con un’offerta di sconto e per un periodo di tempo limitato per spingere all’acquisto.
  7. Attivate un sondaggio: poche domande – massimo 5 – per chiedere il grado di soddisfazione del webinar ai vostri ascoltatori. Includete un link al sondaggio sull’ultima slide ma iniziate a menzionarlo presto, prima che i partecipanti comincino a scoleggarsi. Fatelo subito, non mandate una mail successiva, approfittate che l’evento sia ancora fresco nella loro mente.

 

DOPO

  1. dopoFollow up: da fare entro 1 giorno dall’evento. Mandate una mail con una copia della presentazione, il link al video della registrazione, chiedete se l’evento ha soddisfatto i loro dubbi o vorrebbero fare altre domande. Inviate la registrazione dell’evento anche a chi non ha partecipato.
  2. Se avete registrato l’evento, offritelo sul vostro sito web: oppure mettetelo on demand e createvi nel tempo un archivio video di eventi a pagamento.
  3. Mettete a disposizione una versione testuale degli argomenti affrontati durante il webinar e fate in modo che gli utenti possano scaricarla. Potete caricarla sul vostro sito/blog oppure su SlideShare, accertandovi che le slide siano ottimizzate per i motori di ricerca. Potete anche caricare l’applicazione SlideShare sul vostro profilo Linkedin e sulla vostra pagina FaceBook  o fan page dell’azienda.
  4. 4.     Dopo l’evento calcolate il numero di iscritti e il tasso di partecipazione, la qualità dei lead generati e quanti di loro si sono trasformati in clienti. Paragonate questi dati a quelli di eventi passati o agli obiettivi prefissati, per valutare il successo del vostro evento.

 

DURATA DEL WEBINAR

Per tenere alto l’interesse non si dovrebbe superare 1 ora/1 ora e mezza. Considerate circa 50 minuti in cui siete voi a parlare, e altri 10 minuti per le domande e risposte al pubblico.

NON SIETE ANCORA SICURI CHE IL WEBINAR FACCIA AL CASO VOSTRO?

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