Aprire un’agenzia di organizzazione eventi non richiede una procedura complicata ne tantomeno un investimento iniziale importante. Provate a digitare organizzazione eventi su google e in breve sarete sommersi da consigli, suggerimenti e linee guida per aiutarvi ad avviare la vostra attività. Riassumendo: per avviare una propria attività basta un computer, un linea adsl, un telefono, un piccolo ufficio dove far base, tanta passione e professionalità, buone capacità relazionali e creatività.

Ma c’è una cosa generalmente non viene detta: un’agenzia di organizzazione eventi è un’attività imprenditoriale e in quanto tale richiede professionalità e conoscenza del mercato in cui si vuole andare ad operare. Bisogna conoscere le dinamiche per creare un prodotto che interessi il pubblico, ad esempio ad una società che vuole farci organizzare la loro convention annuale o una semplice riunione di lavoro. Dobbiamo avere ben chiaro cosa vogliamo andare a proporre, a chi lo vogliamo proporre e in che modo lo faremo. Altro esempio, se vogliamo essere wedding planner dobbiamo sapere cosa proporre alle nostre future spose, cosa ci contraddistingue dalle altre wedding planner che già operano nel settore e mostrare loro perchè scegliere noi è la loro migliore scelta.

Ci sono tanti aspetti del nostro lavoro che non vengono menzionati quasi mai e che invece io ritendo fondamentali: il nostro lavoro si basa in parte sulla nostra capacità di creare una solida rete di fornitori di fiducia ai quali affidarci, ma come li selezioniamo? e in che modo si inizia un rapporto di fiducia con un fornitore? dobbiamo guardare solo alla qualità del servizio/prodotto che offrono? io credo di no, credo che ci siano altri aspetti che dovremmo considerare ma dei quali nessuno ci informa: per esempio quando vuole essere pagato un fornitore? accetta pagamenti successivi al giorno in cui richiediamo il suo servizio/prodotto? può sembrare una banalità ma non lo è perchè nella vita di tutti i giorni può succedere che un nostro cliente ritardi in un pagamento e che invece il fornitore che abbiamo usato per quel cliente voglia essere pagato subito, il problema non è irrisolvibile se si tratta di piccole cifre ma sarebbe cosa ben divrsa con cifre più importanti. Ancora: abbiamo finalmente ottenuto il nostro primo cliente: coma devo gestire la parte formale del nostro accordo? dovremo sicuramente sottoscrivere un contratto, ma come devo farlo? per chi non ha esperienza questo potrebbe diventare un problema e quindi la prima cosa da fare è rivolgersi ad un avvocato che vi aiuti a preparare dei contratti più o meno standard, dipende da cliente a cliente.

Aprire un’agenzia di organizzazione eventi è semplice e non molto costoso (stima di 10-15k circa), ma una cosa è “aprire” un’attività ben altra cosa è avere i mezzi e la preparazione per saperla avviare e rendere redditizia.

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