PERCHE’ SCEGLIERE UN’AZIENDA AGROALIMENTARE COME LOCATION DI UN EVENTO

Negli ultimi anni molte aziende agroalimentari italiane si sono attrezzate per ospitare visitatori italiani e stranieri nelle proprie strutture. Per aziende agroalimentari si intendono tutte quelle imprese dove vengono prodotti, confezionati e spesso venduti prodotti alimentari tipici italiani: caseifici, salumifici, cantine, frantoi, acetaie, e tanti altri, a seconda delle tipicità delle diverse regioni taliane.

Al loro interno è possibile organizzare diverse tipologie di eventi: da conferenze, a concerti, a mostre di pittura o fotografia, premi giornalisti o letterari, presentazione di libri, corsi di cucina, di degustazione, fino ad aste di beneficienza aziendali. Dipende soltanto da quali sono le esigenze dei vostri clienti: ne troverete veramente per tutti i gusti!

 In questo articolo parliamo in particolare dell’organizzazione della visita vera e propria, anche perché qualsiasi cosa decidiate di organizzare al loro interno, la vista resta sicuramente la più grande attrazione per i vostri visitatori.

Se non avete mai partecipato ad una visita guidata in un’azienda agroalimentare e ne dovete organizzare una per un vostro cliente, qui di seguito trovate una serie di consigli sui requisiti che l’azienda e la visita devono assolutamente avere, pena una visita noiosa e un cliente scontento.

PIANFICAZIONE DELLA VISITA/RICERCA DELLA LOCATION OTTIMALE

 Tenete in considerazione i seguenti fattori:

TIPOLOGIA DELL’EVENTO: è una mostra? Quanti pezzi devono esser esposti? Quanti mq servono? Che tipo di opere sono? Hanno bisogno di stare in un’ambiente con una temperatura particolare? Oppure è una semplice visita guidata per una delegazione di stranieri che vogliono visitare le tipicità del territorio italiano? Quanti sono? Che lingua parlano? La visita è una tappa di un itinerario più vasto o vengono in Italia specificatamente per questa visita?

DATA: confrontatevi con il produttore/proprietario dell’azienda perché in alcuni momenti dell’anno, per alcune produzioni, non è consigliato andare. Dall’altra parte, considerate anche che alcuni momenti considerati non ottimali dai proprietari, sono anche i momenti più suggestivi per un visitatore, come il momento della vendemmia. Stesso discorso vale per l’orario di visita. Ad esempio, se andate a vedere un caseificio, vi verrà chiesto di andare la mattina (molto presto), quindi capite se questi orari combaciano con il viaggio dei vostri visitatori o semplicemente se sono disposti ad alzarsi alle 6 del mattino per vedere come viene fatto un formaggio!

DURATA DELLA VISITA: considerate i tempi necessari per distanze da percorrere, spiegazioni, degustazioni, soste, eventuali approfondimenti o ritardi.

NUMERO DI VISITATORI: in certe aziende sono ammessi soltanto piccoli gruppi di visitatori. Stabilite la numerosità minima e massima del gruppo per rispettare la capacità effettiva degli ambienti e garantire al contempo un’esperienza qualitativamente eccellente ai visitatori.

PROVENIENZA DEI VISITATORI: accertatevi che l’azienda selezionata sia in grado di effettuare visite nella lingua dei visitatori e che abbia audioguide nella lingua desiderata. Altrimenti dovrete aggiungere al vostro budget un interprete (che vi costerà circa 600 euro al giorno se pensate di prendere un interprete

 IL SOPRALLUOGO

Se le distanze e il budget ve lo permettono vi consiglio vivamente un sopralluogo approfondito dell’azienda. Chiedete al proprietario di simulare per voi una vista tipo. In questo modo, potrete rendervi conto effettivamente di quanto dura la visita, della qualità dei contenuti/guida, attrezzature necessarie alla degustazione, eventuali materiali informativi da integrare a quelli messi a disposizione dell’azienda, ed eventuali gap da colmare.

In particolare, controllate con attenzione:

1. I CONTENUTI DELLA VISITA: per offrire un’esperienza a 360 gradi, sarebbe opportuno che la visita si estendesse a tutti gli ambienti coinvolti nella produzione fino ad arrivare a quelli preposti alla degustazione e alla commercializzazione. La visita guidata dovrebbe quindi seguire la materia prima dal campo o dall’allevamento fino al confezionamento e alla vendita.

Un consiglio: stupite i visitatori preparando una sorpresa per loro: l’incontro con l’enologo, il proprietario, il maestro di vigna; e un gadget in omaggio (un salvagoccia, un tappo, ecc); l’assaggio di rarità in degustazione.

2. GLI SPAZI: verificate che tutti gli spazi che si intende includere nella visita siano a norma, accoglienti, accessibili anche ai disabili, ben illuminati, puliti, estranei ai cattivi odori (nei limiti delle esigenze imposte dalla lavorazione della materia prima), sufficientemente capienti per accogliere il numero stabilito di visitatori e resi funzionali per il passaggio di questi.

Tra le attrezzature necessarie ci saranno, a seconda delle esigenze specifiche delle diverse tipologie produttive, copriscarpe, copriabiti, cuffie monouso. Solitamente vengono messe a disposizione dall’azienda stessa, ma accertatevene.

3. LO SPAZIO-DEGUSTAZIONE: alcune aziende riservano alla degustazione uno dei tanti ambienti della struttura, altre allestiscono invece sale tecnicamente adeguate. In entrambi i casi, lo spazio degustazione dovrà risultare:

• illuminato con luce naturale o bianca e diffusa per facilitare l’apprezzamento del colore del prodotto;
• privo di cattivi odori e profumi che interferiscano con l’analisi sensoriale;
• con temperatura e umidità adeguate alla sosta prolungata dei visitatori nella stanza e soprattutto alla degustazione del prodotto in condizioni ottimali;
• capiente e confortevole;
• dotato di sedie, tavoli, tovaglie, schede di degustazione, fogli bianchi e penne, attrezzatura di servizio specifica per i vari prodotti (per es calici per la degustazione adatti al tipo di vino servito, sputavino, bicchieri di plastica, decanter, cavatappi, ecc), attrezzature per la corretta conservazione degli alimenti e per il lavaggio e l’asciugatura dei bicchieri, piatti, posate, ecc

La degustazione è forse il momento più importante: il visitatore diventa finalmente protagonista ed entra in contatto diretto con il prodotto. Accertatevi che la degustazione abbia questi requisiti:

• i prodotti devono essere fatti assaggiare in un ordine coerente: per esempio, nel caso dei vini si inizia dallo spumante, per poi passare al banco secco maturo, ecc;
• la degustazione deve avvenire a un orario ideoneo: per esempio, per i vini durante le ore del mattino e comunque dopo una prima colazione leggera;
• la degustazione deve iniziare dall’esame visivo, poi olfattivo e infine quello gustativo;
• il numero di campioni d’assaggio non deve essere eccessivo ma coerente per apprezzare le caratteristiche del prodotto senza confonderle;
• chi guida la degustazione deve consigliare e far sperimentare gli abbinamenti e le occasioni di consumo ideali del prodotto.

4. LO SPAZIO VENDITA: solitamente l’acquisto chiude il circuito di visita. Quasi tutte le aziende agroalimentari hanno un vero e proprio punto vendita al loro interno o comunque mettono a disposizione la vendita diretta del prodotto. Accertatevi che nel punto vendita ci siano i prodotti oggetto della degustazione e informatevi se l’azienda predispone spedizioni direttamente a casa del cliente.

5. IL PERSONALE:

• il personale addetto alla visita guidata e alla degustazione deve essere estremamente competente: ad esempio, in una cantina, deve essere presente una guida enoturistica che abbia frequentato un corso di degustazione professionale e magari abbia anche una qualifica ufficialmente riconosciuta (ad esempio, in Italia, i sommelier hanno un riconoscimento da parte dell’AIS – Associazione Italiana Sommelier).
• La guida deve essere in grado di creare opportuni collegamenti tra la risorsa agroalimentare e il territorio, la storia, l’arte, la letteratura, le tradizioni, la famiglia dei produttori, gli attrezzi di lavoro, ecc.
• Deve conoscere una o più lingue straniere.
• Deve avere buone doti interpersonali, essere motivato e cordiale, gestire con intelligenza malumori e critiche, saper mantenere compatto un gruppo e mantenere vivo l’interesse.
• Avere la capacità di fornire approfondimenti tecnici mirati in presenza di esperti o su richiesta specifica dei visitatori.
• Mettere in grado tutti i visitatori di avere le stesse conoscenze, fornendo all’inizio pochi concetti basilari, o comunque non far sentire a disagio i meno preparati evitando di rispondere solo ai quesiti dei più esperti.

ULTIMI SUGGERIMENTI

Come dicevo inizialmente, oggi sono veramente tante le aziende agroalimentari che sono abituate ad ospitare tanti visitatori durante l’anno. Quindi, andate al sopralluogo preparati, e con la solita vostra check list, ma affidatevi anche ai consigli del proprietario stesso, chiedete consiglio su quale parte della visita piace di solito maggiormente agli altri visitatori. Durante la selezione, vi accorgerete che tante aziende hanno un vero e proprio ufficio per eventi, quindi vi ritroverete a dialogare con persone assolutamente esperte.

Infine, ricordatevi che ciò che può sembrare banale ad un italiano, non lo è per uno straniero: vedere l’imbottigliamento o la vendemmia per uno straniero è già qualcosa di veramente sensazionale. Mentre vi consiglio di informarvi bene sulla qualità dei contenuti per una visita con italiani: spesso sono già piuttosto competenti in materia e desiderano imparare qualcosa di nuovo.