Eventi Business

Allestire uno stand: come vincere il panico


Terzo step legato alle fiere di settore: con questo post cercherò di dare qualche indicazione per evitare di farsi prendere dal panico nellablueprint fase cruciale dell’organizzazione di una fiera, quella legata alla realizzazione dello stand, dall’allestimento fino alle grafiche e al messaggio da lanciare con la partecipazione all’esposizione.

Nel primo post consigliavo di effettuare un concorso fra diversi allestitori, per capire quale fornitore è il migliore, sia per il rapporto qualità/prezzo (in questo momento fondamentale), sia per le idee messe sul piatto. Se si decide di fare un’operazione di questo genere, è bene sapere che bisogna muoversi con un certo anticipo, per dare agli allestitori la possibilità di presentare un lavoro completo entro i termini stabiliti.

Per il concorso è necessario passare alcune importanti informazioni ai possibili allestitori in gara:

foto di stand precedentemente realizzati (nel caso vogliate cambiare allestitore dopo un certo periodo in cui avete mantenuto gli stessi)
materiale legato all’azienda: company profile, brochure, etc… per dare ai papabili fornitori alcune informazioni e degli spunti per realizzare il progetto di partenza
organizzazione di un incontro preparatorio, per dare il materiale necessario allo studio dello stand, comprese anche alcune indicazioni sull’azienda, sul messaggio che si vuole trasmettere e su prodotti di punta che si vogliono promuovere in modo particolare.
Consiglio di dare sempre almeno un paio di settimane di tempo dall’incontro preparatorio per la presentazione del progetto: meno tempo diamo, meno soddisfacente sarà il risultato dei creativi che lavorano allo studio dello stand.
Partendo dal concorso, suddividerei il lavoro dei nostri papabili fornitori in due fasi:

1 step: OTTIMIZZAZIONE DELLA STRUTTURA
E’ necessario iniziare pensando a come realizzare lo stand, sfruttando nel miglior modo possibile lo spazio a disposizione. Per riassumere in qualche punto le attività:
• Studiare come utilizzare lo spazio a disposizione
• Concretizzare le idee – verificare fattibilità della realizzazione dello stand
• Presentazione del primo progetto di allestimento strutturale dello spazio a disposizione
Solo dopo aver ben deciso quale sarà la struttura, allora si può passare alla fase 2.
2 step: IL MESSAGGIO DA VEICOLARE
Questo secondo step è fondamentale per fare centro durante i giorni della manifestazione ed è un punto fondamentale che l’ufficio marketing e comunicazione deve tenere presente: in questa fase siamo a noi a dare il messaggio al fornitore, che poi ci aiuterà a concretizzarlo graficamente all’interno dello stand, aggiungendo, se il budget ce lo permette, anche una soluzione attrattiva per il pubblico.

Per soluzione attrattiva intendo una zona ludica-ricreativa, che avvicini il visitatore e crei affluenza all’interno del nostro stand: personalmente ho provato ad allestire uno stand con un maxischermo, X-Box 360 e Kinect per permettere ai visitatori di fare delle partite di bowling.

L’ultima fiera cui abbiamo partecipato il nostro stand aziendale si distingueva per un allestimento molto bucolico e naturalistico e un’area adibita alla spremitura delle arance, così da offrire ai visitatori un rinfrescante bicchiere di spremuta.
Ultima ma non meno importante indicazione: tutte queste attività ricreative devono essere gratuite.

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