Mantenendo sempre alta l’attenzione sull’esposizione fieristica, affrontiamo un altro argomento delicato: come interagire con la stampa di settore durante i giorni della Fiera?

Ecco alcuni spunti di riflessione:
1.    E’ importante preparare del materiale ad hoc da consegnare alla stampa.
Cartella stampa e presentazione aziendale con interventi dell’AD o del Presidente, referenze di progetti, case history, il tutto in formato cartaceo e digitale (il supporto migliore è la chiavetta USB, che diventa anche un gadget riservato). Nelle esposizioni di settore, soprattutto all’estero, dal 2012 è particolarmente usato il qr code, che permette al giornalista di avvicinare lo smartphone al codice grafico e aprire direttamente la pagina web preparata ad hoc dall’azienda con tutto il materiale scaricabile.
2.    E’ importante organizzare un’agenda per gli appuntamenti
Il problema principale con cui dobbiamo fare i conti è il tempo da dedicare ai giornalisti. Perciò la soluzione ideale è prepararsi al loro arrivo, fissando un’agenda di appuntamenti per gestire le richieste e dare loro modo di promuovere il nostro stand e la nostra presenza in fiera.
3.    Occhio alle richieste commerciali!
Solitamente si presentano più giornalisti di quelli programmati, ma dobbiamo sempre fare attenzione al motivo per cui vogliono parlare con il responsabile media e comunicazione. Spesso la loro presenza e il loro interesse sono legati alla volontà di presentare investimenti pubblicitari e redazionali a pagamento.
Facciamo sempre attenzione: se non ci interessano investimenti di questo tipo cerchiamo di far loro capire che al momento il nostro budget a disposizione è stato allocato in altro modo, MA LASCIAMO SEMPRE UN CONTATTO  AZIENDALE, anche generico, e facciamoci dare i loro estremi per contattarli in futuro.
4.    Come organizzare l’agenda degli appuntamenti?
•    Almeno un mese prima dell’inizio della fiera è importante mandare un invito ufficiale personalizzato ai giornalisti che ci interessa siano presenti al nostro stand
•    E’ necessario effettuare un recall di tutti gli invitati qualche giorno prima della fiera, per stilare un calendario appuntamenti che ci permetta di gestire la stampa più importante nel migliore dei modi
•    E’ importante sapere più o meno quanti saranno per preparare il materiale adeguato (compresi i gadget laddove necessario)
•    Per non essere colti di sorpresa, prepariamo  materiale in più: non in elevate quantità, ma giusto per poter gestire qualche richiesta extra da parte della stampa che non ha preso appuntamento in agenda

5.    Follow up: non dimentichiamoci!
Terminata la fiera, una cosa importante sono i ringraziamenti: è buona regola inoltrare una mail di ringraziamento per aver visitato lo stand a tutti coloro che hanno lasciato i riferimenti, e quindi anche ai giornalisti che si sono presentanti agli appuntamenti.
Mandiamo una mail personalizzata a ciascuno di loro, in modo da memorizzare i loro riferimenti (se già non li avevamo precedentemente) e così che loro possano avere tutti i nostri contatti diretti.
Anche in questo caso ci vuole attenzione e discernimento: dobbiamo sempre considerare a chi e in che modo lasciare i nostri contatti aziendali, per non essere invasi di mail promozionali quotidianamente.