In concomitanza con la fase di progettazione di un evento l’Event Manager deve affrontare anche la fase di preparazione e stesura del media plan. Questo documento andrà successivamente sottoposto al cliente e raggruppa tutte le attività di marketing e comunicazione che si prevede di realizzare per la promozione dell’evento fino alla data di svolgimento dello stesso. E’ quindi importante effettuare una buona pianificazione e un buon lavoro a monte.
Cosa deve contenere il media plan:
- Descrizione del prodotto/evento: contesto economico e di settore dove si posiziona l’iniziativa, obiettivo che si intende raggiungere.
- Target di riferimento: figure professionali che si vogliono raggiungere e settori d’appartenenza. Normalmente il target viene diviso in un target primario e un altro secondario.
- Promozione: vengono indicati tutti gli strumenti di comunicazione e marketing che si intendono utilizzare. E’ giusto anche suddividere i diversi canali previsti: advertising, Web marketing, telemarketing, utilizzo dei Social Media.
- Altre info e ulteriori attività previste per l’evento.
Questo documento va realizzato, condiviso e discusso con il responsabile marketing il quale deve confermare la fattibilità di quanto in esso contenuto. Molti di voi penseranno: “certo ma il media plan dipende anche del budget a disposizione”…
Si, è vero, ma l’abilità di un buon Event Manager consiste anche in questo, garantire una buona promozione e visibilità dell’evento pur disponendo di budget limitati”
Inoltre, il media plan deve essere un documento flessibile, deve poter essere modificato in qualsiasi momento a seconda dell’ andamento dell’iniziativa. In conclusione, si tratta di un documento molto importante che dimostra ancora una volta le capacità e le conoscenze che un Event Manager deve avere dal punto di vista del marketing e come l’interazione con altre figure aziendali sia essenziale per garantire un evento di successo !
Tatiana Martin, Event Manager, Il Sole 24 ore
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