Eventi Business

Che tipo di organizzatore di eventi sei?


Comincio subito con il chiarire che, almeno per quanto mi riguarda, non è possibile stabilire univocamente e in modo definitivo quali possano essere le competenze adeguate al ruolo. Ciò ovviamente non deve essere interpretato come un disincentivo alla lettura ma serve ad introdurre le ragioni di questo intervento. Intendo infatti esplorare alcuni possibili profili di organizzatori incontrati fino adesso, provando ad evidenziarne punti di forza e di debolezza.

Il procuratore:

da non confondere con il procacciatore (figura che non analizzerò in questo intervento). Diventa a tutti gli effetti sostituto del cliente e ne cura gli interessi, molto utile per clienti molto ricchi o molto annoiati che non hanno tempo ma soprattutto voglia di godersi la parte più piacevole dell’organizzazione (scegliere). Sono soliti raggiungere i propri clienti attraverso una rete di amici o di parenti. Di solito questi organizzatori non hanno alcuna competenza specifica ed è questa la ragione per cui li cito per primi. Pavoneggiano strane specializzazioni a seconda dell’evento che curano in quel momento (passano facilmente dall’essere wedding planner a sommelier, da interior designer a gastronomi). Se avete a che fare con loro in qualità di fornitori di servizi fate attenzione a non sbagliare e a non permettere che loro facciano degli errori, diventeranno errori vostri.

L’artista:

spopolano nei matrimoni e negli eventi promozionali. Sono i migliori per quel che riguarda la resa estetica dell’evento. Sono capaci di stare ore a scegliere la giusta tonalità per fiori, tovagliato, scenografia e materiali. Non azzardatevi però a chiedergli nulla di tecnico, come orari di allestimento, quantità di tecnici coinvolti o permessi necessari per realizzare i loro megaprogetti; non sapranno rispondervi o se lo faranno, vi restituiranno informazioni sbagliate o incomplete. Passano le ultime ore precedenti l’evento a preparare centrotavola e ad agitare affannosamente le braccia per dirigere l’orchestra degli allestimenti, loro interesse principale. Sono molto creativi e ottengono i migliori feedback dai clienti.

Il receptionist:

tipici agenti che ne sanno poco poco ma di tutto. Sono soliti interrogare chiunque con le domande più impensabili: “La cliente mi chiede in media quanti petali ha ogni margherita della composizione”. Scaricano i problemi sugli altri ma sono molto capaci nel reperire informazioni e sono celeri nel dare risposte. Devo ammettere che sono in grado gestire con efficienza un gran numero di informazioni e questo li rende specificamente competenti nel campo. Con il loro metodo sono capaci di organizzare qualsiasi tipologia di evento. Di solito finiscono nelle agenzie del mercato MICE.

Il generatore d’ansia:

nonostante la categoria questi rimangono comunque tra i più bravi. Hanno conoscenze assolutamente trasversali ma per questo motivo tendono ad accentrare tutte le decisioni e le responsabilità, convinti che saranno in grado di gestire tutte gli imprevisti tipici di un evento. Ecco quindi che si trasformano in generatori d’ansia, corrono avanti e indietro come polli senza testa guardando in continuazione l’orologio, mettono fretta a chiunque, anche senza motivo e provano a ipotizzare gli scenari più assurdi. Torno comunque a precisare che sono i migliori fino a poche ore prima dell’evento, ma chi non ha mai incontrato questa tipologia di organizzatore?

L’organizzatore ideale:

Veniamo quindi a ciò che dovrebbe rappresentare il benchmark degli organizzatori. Un buon organizzatori anzitutto è ben a conoscenza di tutta la parte burocratica che precede un evento: a partire dalla gestione delle pratiche SIAE fino all’approvazione dei piani per tenere eventi all’aperto oppure catering. Tiene conto delle esigenze tecniche dei vari attori (leggi fornitori) coinvolti, ne conosci quindi tempi e modalità di intervento, riuscendo così ad anticipare i problemi prima che si presentino. Sono bravi mediatori e riescono a valorizzare sia le richieste del cliente sia il lavoro di chi si occupa degli eventi. Hanno competenze tecniche A/V, possono parlare con la stessa sensibilità e conoscenza con fioristi, chef, allestitori, trasportatori, Ingegneri e giornalisti, camerieri di sala e receptionist d’albergo.

Vi invito adesso ad individuare altri profili e a portarcene a conoscenza. Preciso che con quanto scritto sopra non intendo minimizzare il lavoro di nessuno né tantomeno offendere. È solo un modo per affrontare con ironia la vasta eterogeneità che caratterizza una figura professionale che dovrebbe godere di maggiori riconoscimenti e considerazione.

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