So che non sono il primo, e sicuramente non l’ultimo, ad affrontare questo tema… ma vorrei condividere la mia esperienza personale in materia di organizzazione di conferenze. Anzitutto una considerazione: le persone che si occupano di organizzare conferenze sono tra quelle maggiormente sottoposte al lavoro multi-tasking che conosco. In generale, il successo di ogni riunione e conferenze parte dalle competenze, l’esperienza e l’organizzazione dell’Event Manager (da ora lo chiameremo così!). Questo lavoro  richiede tempo, energia, lavoro duro e può essere una responsabilità schiacciante.

Un Event Manager riveste svariati ruoli e dovrebbe essere molte, molte cose rispetto alle richieste di tante persone. In primo luogo, i pianificatori conferenze dovrebbero essere il decisore esperto nella pianificazione di tutte le attività.  Un Event Manager è responsabile di tutti gli aspetti della pianificazione e organizzazione tra cui (ma non solo) la promozione, la pianificazione del contesto, nonché gli aspetti logistici fino ad arrivare alle attività operative dello stesso.

Una conferenza ben riuscita dovrà essere: innovativa, dinamica, produttiva, interattiva e indimenticabile. La maggior parte delle responsabilità degli Event Manager sono simili e variano di poco da conferenza a conferenza. Dagli obiettivi ai budget, dalla selezione della location alla negoziazione con il fornitore, dalla cura dell’estetica alla gestione dei servizi esterni e molto altro ancora: è realmente responsabile di pianificare ed eseguire tutti i dettagli necessari per arrivare ad ottenere una conferenza di successo. Come chiunque abbia mai programmato un evento importante sa, il successo dell’evento è molto importante per l’azienda o organizzazione che l’ha commissionato, poichè generalmente vi è un dispendio di risorse economiche e di tempo molto rilevante.

Ora darò qualche prezioso consiglio per iniziare

1. Quando si pianifica una conferenza iniziare sempre determinando le finalità e gli obiettivi della manifestazione. Stabilire la ragione e lo scopo della conferenza sarà rispondere a molte delle vostre domande e aiutare a controllare i passaggi che seguono
2. Una volta che le finalità e gli obiettivi sono fissati è indispensabile che l’attenzione si sposti su un budget che includa ogni dettaglio insieme alla quantificazione di tutti i costi. Questo strumento consentirà di verificare che costi e ricavi siano opportunamente bilanciati
3. Pensare ad una strategia e provare a calendarizzare tutte le attività. In questi casi è utile usare un calendario vero e proprio, oppure per i più pratici un diagramma di Gant
4. Una conferenza non può avvenire senza la location (location, location!). Tenete sempre a mente gli obiettivi, il budget, il profilo dei partecipanti, così come i temi della conferenza per aiutarvi a scegliere il luogo ideale
5. Una volta che avete fatto tutti i passaggi precedenti, è il momento di creare un’agenda eccezionale!! Il corretto mix di relatori, il giusto spazio lasciato ad ognuno, l’ideazione di momenti di interazione con il pubblico saranno elementi chiave
6. A questo punto non resta che promuovere attraverso tutti i canali adeguati l’iniziativa. Importante non trascurare i canali digitali, oggi sempre più capaci di raggiungere target estremamente profilati, a differenza dei media tradizionali
7. Ci sono così tanti passaggi nella pianificazione di una conferenza efficace e vincente. Dopo aver gettato solide basi, la fase finale è tutta una questione di esecuzione. Se le fasi precedenti sono state fatte nella maniera corretta se ne godranno i frutti proprio i questo momento.

Per diventare bravo, consulta la selezione dei 5 migliori libri dedicati agli organizzatori di eventi.