Chiedere a un relatore di intervenire gratuitamente non è sempre sbagliato. Diventa sbagliato quando l’organizzatore dà per scontato che “la visibilità” sia un compenso sufficiente, soprattutto in un evento commerciale che genera ricavi. Il criterio corretto è capire se esiste uno scambio di valore reale e dichiararlo senza ambiguità.

Quando una partecipazione gratuita può avere senso

• evento no-profit o associativo con finalità chiare;
• convegno scientifico o professionale in cui la condivisione fa parte della comunità;
• cliente o partner che presenta un caso concreto;
• manager interno o rappresentante istituzionale;
• evento molto qualificato che offre networking strategico realmente rilevante per lo speaker.

Quando è corretto prevedere un compenso

• l’evento è commerciale e genera ricavi diretti;
• si chiede una preparazione personalizzata significativa;
• lo speaker vive professionalmente di formazione e speaking;
• si richiede esclusiva o blocco di una giornata;
• si vogliono diritti di registrazione e riutilizzo dei contenuti;
• il relatore deve sostenere una trasferta importante.

Il rimborso spese non è un compenso

Se non è prevista una fee, è buona pratica coprire almeno i costi vivi necessari alla partecipazione, quando il budget lo consente. Viaggio, hotel e trasferimenti non dovrebbero trasformarsi in una spesa personale sostenuta dal relatore per lavorare al tuo evento.

Come proporre correttamente un intervento gratuito

La formula più efficace è essere espliciti già nel primo contatto: “L’evento non prevede un compenso per i relatori, ma copriamo integralmente viaggio e ospitalità”. Poi spiega perché hai scelto quella persona e quale valore offre il contesto. Se lo speaker rifiuta, la risposta va accettata senza insistere.

Il rischio della “visibilità” usata come moneta

La visibilità è utile solo quando è misurabile e coerente con gli obiettivi del relatore: pubblico in target, presenza media, contatto con decisori, distribuzione del contenuto. Dire semplicemente “ci sarà molta gente” non è una proposta di valore.

Una regola semplice

Più l’evento monetizza direttamente la presenza del pubblico, degli sponsor o dei clienti, più è ragionevole che anche il contributo professionale del relatore venga riconosciuto economicamente. Nei contesti comunitari o istituzionali, invece, la logica può essere diversa.

Lettura utile per costruire proposte di valore più convincenti Robert Cialdini – Le armi della persuasione Nota editoriale: prezzi, disponibilità e versioni possono cambiare.

Gratuito o a pagamento non è quindi una questione morale astratta: dipende dal contesto, dal valore scambiato e dalla trasparenza con cui si definiscono le condizioni.