L’invito a un relatore è il primo momento in cui l’evento viene percepito come professionale oppure improvvisato. Un messaggio vago come “ci farebbe piacere averla con noi” obbliga il destinatario a fare troppe domande. Un invito ben costruito, invece, consente di capire in due minuti se l’opportunità è interessante e compatibile con l’agenda.

Quando contattare un relatore

Per un convegno ordinario è prudente muoversi 3-6 mesi prima. Per keynote molto richiesti, figure istituzionali o profili internazionali può essere necessario anticipare a 6-12 mesi. Se l’evento è piccolo e il relatore è locale, anche 4-8 settimane possono essere sufficienti, ma riducono la possibilità di scelta.

Le informazioni che non devono mancare

• nome dell’evento, data e città;
• chi organizza e perché;
• profilo e numero indicativo dei partecipanti;
• tema assegnato e risultato atteso;
• durata dell’intervento e formato;
• presenza di Q&A, panel o moderatore;
• compenso previsto o modalità con cui verrà definito;
• gestione di viaggio e ospitalità;
• registrazione video e utilizzo dei contenuti;
• data entro cui serve una risposta.

Il tono giusto: personale ma concreto

Evita inviti troppo cerimoniosi e lunghi. È molto più efficace spiegare perché hai pensato proprio a quella persona. Una frase specifica sul suo lavoro dimostra che non stai inviando una mail standard a decine di speaker. Subito dopo, entra nei dettagli pratici.

Compenso: parlarne subito o dopo?

Se hai già un budget definito, è meglio dirlo nel primo scambio o chiedere apertamente le condizioni economiche. Se l’evento non prevede fee, dichiaralo subito e specifica cosa viene coperto. Rinviare il tema economico tende a far perdere tempo a entrambe le parti.

Il follow-up corretto

Se non arriva risposta, fai un primo follow-up dopo 5-7 giorni lavorativi. Un secondo e ultimo sollecito può arrivare dopo un’altra settimana. Evita messaggi quotidiani e chiamate non concordate: uno speaker che non risponde dopo due follow-up probabilmente non è disponibile o non considera prioritaria la proposta.

Dopo la conferma

1. Invia un riepilogo scritto con tutti gli accordi.

2. Fissa la call di briefing con anticipo.

3. Chiedi bio, foto, titolo definitivo e necessità tecniche.

4. Concorda come promuovere la sua presenza sui canali dell’evento.

5. Riconferma orario, luogo e logistica 7-10 giorni prima.

Un piccolo dettaglio che migliora la relazione

Conserva in una scheda le preferenze logistiche e tecniche del relatore: formato slide, adattatori, necessità audio, alimentazione, orario di arrivo. Se torna in un evento successivo, troverà un’organizzazione che ricorda le sue esigenze.

Lettura utile per comunicare in modo più efficace Dale Carnegie – Come parlare in pubblico e convincere gli altri Nota editoriale: prezzi, disponibilità e versioni possono cambiare.

Se vuoi partire da un testo già pronto, nel prossimo articolo trovi modelli di email da adattare a keynote, esperto tecnico, relatore gratuito e follow-up.